Wanneer je een aanvraag wilt indienen bij een fonds, is het belangrijk om op tijd te beginnen. Fondsen hebben vaak een lange doorlooptijd, hierdoor kan het langer duren voordat je een reactie ontvangt. Om je kansen op een toekenning van een fonds of geldschieter te vergroten, is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de criteria en voorwaarden.

Het is daarom verstandig om vooraf contact op te nemen om je vragen of mogelijke twijfels voor te leggen. Zorg ervoor dat, wanneer je contact met ze opneemt, je een goede ‘ elevator pitch’ hebt waarin je precies kunt uitleggen waar jouw plan om draait. Dit helpt vaak ook met het overtuigen van een fonds of een geldschieter.

Wanneer je je aanvragen hebt verstuurd, is het wachten op uitsluitsel. Als je een toekenning krijgt, is het verstandig om dit te laten weten aan de andere fondsen waarvan je nog op uitsluitsel wacht. Geef dan ook de hoogte van het bedrag dat is toegekend aan. Heb je van alle fondsen reactie gekregen? Dan is je financieringsmix gereed. Je weet het totaalbedrag en dus je werkbudget.

Nu kun je aan de slag gaan met de volgende stap: je tussentijdse begroting. Als er grote verschillen zijn met je initiële begroting, zul je je inhoudelijke plan misschien moeten aanpassen. Als dit het geval is, moet je dit aangeven bij de fondsen waarvan je een toekenning hebt gekregen. Je stuurt hen daarom je geüpdatete plan en de tussentijdse begroting.

Als het project is afgerond, kun je aan de slag gaan met de afwikkeling voor de fondsen. Daarvoor stel je een inhoudelijk verslag op van het project en je maakt een afrekening. Zoek goed uit wat fondsen daarin terug willen zien en wanneer zij dit uiterlijk willen ontvangen.

In het inhoudelijke verslag reflecteer je op je initiële plan. Je beschrijft hierin je gerealiseerde project. Probeer zo eerlijk en transparant mogelijk te zijn. Welke doelstellingen heb je allemaal behaald? Geef ook aan waarom je een doelstelling niet hebt gehaald, als dat aan de orde is. Je laat in dit verslag zowel je successen zien, als tegenslagen. Daarnaast beschrijf je in hoeverre je doelgroep bereikt is. Dit kan bijvoorbeeld door citaten van deelnemers op te nemen in het verslag. Je laat ook je activiteiten op gebied van communicatie en marketing zien. Je kunt er ook voor kiezen om een persmap toe te voegen en een overzicht van media waarin je project is verschenen. Ten slotte toon je in het verslag aan op welke manier je impact hebt gemaakt bij je doelgroep. Een voorbeeld hoe je dit kunt aantonen is door enquêtes af te nemen.

In je afrekening laat je zien waar je je geld aan hebt uitgegeven. Je reflecteert op je initiële en tussentijdse begroting. Je verantwoordt de verschillen indien nodig. In sommige gevallen moet je ook een accountantsverklaring meesturen met je verantwoording. Naast de afrekening kan een jaarrekening soms ook deel uitmaken van de vereisten van een fonds. Dit is een financieel verslag over een boekjaar en dit wordt vaak door een boekhouder of accountant opgemaakt. Het komt vaak voor dat in dit verslag meerdere projecten zijn opgenomen.