Stuur uiterlijk 6 weken van tevoren een save-the-date naar jouw achterban en een uitnodiging naar lokale partners/politici. Wees hierin helder wat je voor ogen hebt en wat je van hen verwacht. 

Denk bijvoorbeeld aan: 

• Doel en thema’s van het debat.
• Mogelijkheid om input te geven voor stellingen.
• Verzoek om 1 of 2 kandidaat-raadsleden af te vaardigen.
• Benadrukken dat de vragen/stellingen van tevoren ingezien kunnen worden.
• Aangeven dat het evenement vastgelegd wordt op beeld en/of geluid en er wellicht pers aanwezig is.

Wil je bezoekers van tevoren al laten aanmelden? Denk dan aan bijvoorbeeld een aanmeldformulier via Google Forms of soortgelijke tool, of maak gebruik van websites als Eventbrite om een evenement aan te maken en e-tickets te versturen. 

Denk aan: 

• Draaiboek met tijdschema en contactgegevens van alle betrokkenen.
• Een overzicht van minuut tot minuut van inloop tot en met de borrel, inclusief uiteenzetting wie waar verantwoordelijk voor is.
• Briefing voor de moderator(en).
• Kernboodschap en gewenste toon (constructief, energiek).
• Werkwijze per gespreksronde (duo’s, publieksvragen, tijdklok).
• Tips voor interactie (quiz, stemkaarten, online peiling).
• Techniek & logistiek.
• Licht, geluid en projectiescherm testen.
• Naamkaartjes en microfoons klaarleggen.
• Registratietafel klaarzetten (inclusief digitale of papieren presentielijst).
• Publieksregistratie inclusief (online) inschrijflijst.
• Noodnummers en veiligheidsinstructies. 

Een debat is pas compleet met een krachtige opvolging. 

• Publiceer bijvoorbeeld een kort verslag met foto’s of een aftermovie.
• Benoem per partij/politicus wat het antwoord op een stelling was.
• Verzamel quotes van publiek en politici.
• Deel de resultaten met raadsleden, wethouders en pers.
• Plan vervolggesprekken met politici, bijvoorbeeld in combinatie met een interview.
• Plan een cultuurcafé waarin je met publiek en/of collega-instellingen napraat over het debat. 
• Vraag via de griffie om een formeel vervolg op het cultuurdebat, bijvoorbeeld in een commissievergadering.
• Koppel politici aan culturele instellingen of kunstenaars voor werkbezoeken en kennisuitwisseling.
• Gebruik de uitkomsten van het debat om een gezamenlijke cultuuragenda voor de komende jaren te formuleren.