Tips om digitaal slimmer (samen) te werken
Tip 1 – Breng je processen in kaart
Een goed overzicht is de eerste stap naar digitale verbetering. Vraag jezelf af:
- Wat doe je dagelijks (ledenadministratie, communicatie, planning)?
- Wat doe je nog handmatig of in Excel?
- Waar kun je beter samenwerken of automatiseren?
Begin klein
Kies 1 proces dat veel tijd kost en kijk hoe je dat kunt verbeteren.
Tip 2 – Kies de juiste digitale hulpmiddelen
Gebruik systemen die goed samenwerken. Dat voorkomt dubbel werk en maakt processen overzichtelijk. Denk aan:
- Microsoft 365 (Teams, SharePoint, OneDrive).
- Club Assistent voor ledenbeheer en administratie.
- CRM-systemen voor contact met leden en publiek.
Voordelen van een goed systeem:
- Minder dubbel werk.
- Betere samenwerking.
- Meer overzicht.
Je beschermt de persoonsgegevens van je leden en medewerkers beter door digitaal gestructureerd te werken en deze gegevens veilig op 1 plek op te slaan. Wees je daarbij wel bewust van welke tools je gebruikt.
Tip 3 – Werk samen in de cloud
Gebruik 1 centrale plek voor bestanden, zoals SharePoint, OneDrive, Google Drive of Teams. Zo voorkom je dat er meerdere versies van documenten ontstaan en iedereen werkt altijd met de laatste versie.
Document delen
Deel een link naar een document in plaats van een bijlage te sturen. Zo werk je altijd in hetzelfde bestand en behoud je overzicht.
Privacy
Google en Microsoft bieden handige tools, maar verzamelen ook veel informatie van gebruikers. Als je kiest voor Amerikaanse bedrijven of servers, heb je geen garantie op privacy vanwege de CLOUD Act. Hoe kun je beter controle houden over je data? Kies voor Europese alternatieven die zich richten op privacy, duurzaamheid en lokale controle, in lijn met fundamentele Europese waarden zoals de General Data Protection Regulation (GDPR).
Voorbeelden Europese alternatieven
- Office: OnlyOffice, Collabora Online
- E-mail: Proton Mail, Mailfence
- Cloud: Nextcloud, Twake Drive